Swyx KI Integration für automatisierte Abläufe
Verbinden Sie Ihre Swyx Telefonie mit KI und den Daten aus Ihrem CRM, Ihrem ERP und weiteren Anwendungen. So können Informationen aus einem Anruf direkt in den nächsten Schritt einfließen, statt in getrennten Systemen zu bleiben.
Ein KI-Bot kann das Anliegen Ihres Kunden erkennen, vorhandene Daten einbeziehen und daraus eine passende Aktion auslösen. Abhängig vom jeweiligen Ablauf prüft er Informationen, vereinbart einen Termin, nimmt eine Rückrufbitte auf oder leitet das Gespräch gezielt weiter.
Wir unterstützen Sie dabei, die KI sicher, wirtschaftlich und tief in Ihre bestehende IT einzubinden. Damit verbessern Sie Ihre Erreichbarkeit, entlasten Ihr Team bei wiederkehrenden Aufgaben und machen Ihre Telefonie zu einem aktiven Teil Ihrer digitalen Abläufe.
Verbinden Sie Swyx, KI und Ihre bestehenden Systeme
Eine KI kann vorhandene Informationen nur dann sinnvoll nutzen, wenn die beteiligten Systeme miteinander verbunden sind. Deshalb betrachten wir nicht allein den Bot, sondern auch Ihre Swyx Umgebung, die Anwendungen in Ihrem Unternehmen und den Austausch der benötigten Daten.
Dabei greifen drei Bereiche ineinander: Ihre Telefonie nimmt das Gespräch entgegen, die KI verarbeitet das Anliegen und Ihre Anwendungen liefern die Informationen, die für den weiteren Ablauf benötigt werden.
Ihre Telefonie bildet den Ausgangspunkt
Swyx nimmt den Anruf entgegen und steuert den weiteren Weg des Gesprächs. Mit ECR (Extended Call Routing, erweiterte Anrufsteuerung) lassen sich zusätzliche Regeln und Bedingungen in diesen Ablauf einbeziehen.
Dadurch kann Ihre Telefonie auch Informationen berücksichtigen, die über eine einfache Rufnummer oder ein festes Auswahlmenü hinausgehen.
Die KI verarbeitet das Anliegen
Enreach AI und die Enreach Smart Apps verarbeiten die gesprochene Anfrage. Abhängig von der Aufgabe kommen Generative AI oder fest definierte Regeln zum Einsatz.
Der Bot erkennt dabei, worum es dem Anrufer geht, und erfasst die Angaben, die für den nächsten Schritt erforderlich sind.
Ihre Anwendungen liefern die benötigten Informationen
Viele Daten, die für einen Anruf wichtig sind, liegen bereits in Ihrem CRM, Ihrem ERP oder einer anderen Fachanwendung. Damit die KI diese Informationen nutzen kann, binden wir die benötigten Systeme über geeignete Schnittstellen ein.
Über APIs können die Anwendungen anschließend die Daten austauschen, die für den jeweiligen Ablauf erforderlich sind.
Diese Hürden lösen Sie mit einer integrierten KI
In vielen Unternehmen sind die benötigten Informationen bereits vorhanden. Sie liegen jedoch in verschiedenen Anwendungen und stehen während eines Gesprächs nicht automatisch dort bereit, wo Ihre Mitarbeitenden sie benötigen. Genau diese Trennung kostet Zeit und erschwert einen durchgängigen Ablauf vom eingehenden Anruf bis zur weiteren Bearbeitung.
Typische Herausforderungen:
Während eines Gesprächs suchen Ihre Mitarbeiter häufig selbst nach Daten im CRM, im ERP oder in einer weiteren Anwendung. Sie prüfen einen Kunden, suchen einen Auftrag oder benötigen zusätzliche Angaben, bevor sie die eigentliche Anfrage bearbeiten können.
Werden diese Informationen direkt in den Ablauf einbezogen, reduziert sich der manuelle Suchaufwand. Durch die automatische Vorqualifizierung und die Identifizierung eines Anrufers können etwa 15 bis 30 Sekunden Suchzeit pro Gespräch entfallen.
Kundendaten, Aufträge und weitere Angaben befinden sich häufig in unterschiedlichen Systemen. Dadurch fehlt bei einem eingehenden Anruf der direkte Zusammenhang zwischen dem Gespräch und einem bereits vorhandenen Vorgang.
Eine technische Verbindung macht diese Daten für die weitere Bearbeitung verfügbar und führt die Informationen dort zusammen, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Eine klassische IVR (menügesteuerte Anrufsteuerung) folgt überwiegend festgelegten Auswahlmöglichkeiten. Der Anrufer wählt beispielsweise einen Menüpunkt und wird anschließend nach einer hinterlegten Regel weitergeleitet.
Mit einer integrierten KI können zusätzlich das erkannte Anliegen und bereits vorhandene Daten in die weitere Steuerung einfließen. So lässt sich ein Gespräch differenzierter weiterführen als mit einem starren Auswahlmenü.
So greifen Swyx, KI und Ihre Daten ineinander
Für die Integration verbinden wir die technischen Bausteine so, dass Informationen zwischen Ihrer Telefonie, der KI und den vorhandenen Anwendungen ausgetauscht werden können. Wie diese Verbindung im Detail aussieht, hängt von Ihrer bestehenden IT und von der Aufgabe ab, die Sie automatisieren möchten.
Swyx und ECR steuern den Anruf
Swyx bildet die Grundlage für Ihre Telefonie. ECR erweitert diese Steuerung um zusätzliche Regeln und Bedingungen.
Dadurch können beispielsweise Informationen aus einem angebundenen System oder das erkannte Anliegen bestimmen, wie ein Gespräch weitergeführt wird.
Enreach AI und Smart Apps verarbeiten die Anfrage
Die KI erfasst das gesprochene Anliegen und ordnet die benötigten Informationen ein. Je nach Situation kann sie weitere Angaben vom Anrufer erfragen oder aus den vorhandenen Daten den nächsten vorgesehenen Schritt ableiten.
Auf diese Weise wird die Sprachverarbeitung direkt mit dem Ablauf verbunden, den Sie in Ihrem Unternehmen bereits nutzen.
CRM und ERP stellen vorhandene Informationen bereit
Ein CRM-System kann beispielsweise Daten zu einem Kunden oder Interessenten liefern. Aus Ihrem ERP-System können Informationen zu einem Auftrag, einer Lieferung oder einem anderen Vorgang kommen.
Auch weitere Datenbanken und Fachanwendungen lassen sich einbinden, wenn geeignete Schnittstellen zur Verfügung stehen.
Kontaktdaten fließen in Ihre Telefonie ein
Auch vorhandene Kontaktdaten können Sie in Ihrer Swyx Umgebung nutzen. Dadurch stehen wichtige Informationen bereits früher im Gespräch zur Verfügung.
Je nach technischer Umsetzung lassen sich:
- Kontaktdaten integrieren
- Rufnummern automatisch identifizieren
- Kontakte im Swyx Client suchen
Voice-to-Data macht Sprache digital nutzbar
Voice-to-Data (gesprochene Informationen werden in digitale Daten überführt) ermöglicht es, Angaben aus dem Gespräch für weitere Systeme bereitzustellen.
Dazu können gehören:
- eine Kundennummer
- eine Auftragsnummer
- eine Ticket-ID
- ein Terminwunsch
- Kontaktdaten
- ein Status
- der Grund des Anrufs
Microsoft Teams wird Teil der gemeinsamen Umgebung
Nutzen Sie Microsoft Teams bereits in Ihrem Unternehmen, kann auch diese Umgebung in die Integration einbezogen werden.
Über Direct Routing (direkte Anbindung externer Telefonie an Microsoft Teams) verbinden Sie Teams mit der Telefonie von Swyx. Zusätzlich können Präsenzinformationen in Echtzeit abgeglichen, vorhandene Swyx Workflows genutzt und KI-gestützte Regeln für die Weiterleitung berücksichtigt werden. Damit lässt sich auch Ihre hybride Zusammenarbeit in die gemeinsame Lösung einbinden.
Aus der Integration entstehen automatisierte Abläufe
Sobald Ihre Telefonie, die KI und die benötigten Daten miteinander verbunden sind, kann ein Bot mehr übernehmen als die reine Anrufannahme. Er nutzt die vorhandenen Informationen, um den nächsten vorgesehenen Schritt vorzubereiten oder direkt auszulösen.
Welche Aufgaben sich dafür eignen, hängt von Ihren Abläufen und den Daten ab, die der KI zur Verfügung stehen.
Anfragen intelligent vorqualifizieren
Ein Voicebot erfasst das Anliegen und fragt wichtige Angaben ab, bevor ein Mitarbeiter das Gespräch übernimmt.
Vorhandene Daten aus Ihrem CRM oder ERP können diese Informationen ergänzen. Liegt beispielsweise ein VIP-Status zu einem Kunden vor, lässt sich dieses Merkmal direkt bei der weiteren Steuerung des Gesprächs berücksichtigen.
Ihre Mitarbeitenden erhalten dadurch bereits vor der persönlichen Übernahme mehr Informationen zum Anrufer und zu seinem Anliegen.
Lastspitzen ohne zusätzliches Personal abfangen
Bei einem hohen Anrufaufkommen können KI-Bots zusätzliche Gespräche übernehmen. Dadurch muss nicht jede Anfrage unmittelbar bei einem Mitarbeiter eingehen.
Je nach Einsatz kann der Bot:
- Fragen beantworten
- Angaben erfassen
- Termine aufnehmen
- Rückrufbitten vorbereiten
- geeignete Standardanfragen bearbeiten
Standardanfragen im Self-Service bearbeiten
Self-Service (der Kunde bearbeitet sein Anliegen selbstständig) eignet sich besonders für wiederkehrende Aufgaben mit einem klar definierten Ablauf.
Bei einer Call Deflection (automatische Bearbeitung vor der Übergabe an einen Mitarbeiter) übernimmt die KI geeignete Anliegen bereits, bevor sie Ihr Team erreichen.
Typische Anwendungen sind:
- häufige Fragen beantworten
- einen Status abfragen
- einen Passwort-Reset unterstützen
- einen Termin vereinbaren
- standardisierte Informationen bereitstellen
Anrufe gezielt weiterleiten
Das erkannte Anliegen kann zusammen mit Ihren vorhandenen Regeln und Daten für die weitere Steuerung genutzt werden.
Je nach Aufbau Ihrer Lösung wird das Gespräch weitergeleitet an:
- eine passende Abteilung
- eine zuständige Gruppe
- einen Experten
- einen persönlichen Ansprechpartner
Erreichbarkeit außerhalb Ihrer Geschäftszeiten erweitern
Auch außerhalb Ihrer regulären Servicezeiten kann ein KI-Bot definierte Aufgaben übernehmen.
Ihre Kunden erhalten weiterhin Informationen, können einen Termin anfragen oder einen Rückruf vorbereiten lassen. So gehen weniger Anfragen verloren, wenn gerade kein Mitarbeiter persönlich erreichbar ist.
Gespräche mit Shomi dokumentieren
Shomi kann Gespräche transkribieren (gesprochene Inhalte werden in Text umgewandelt) und zusammenfassen.
Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand nach einem Gespräch. Bei einer passenden Anbindung können die Ergebnisse außerdem an Ihr CRM übergeben und dort weiterverarbeitet werden.
Termine direkt in den Ablauf einbinden
Ist ein geeigneter Kalender angebunden, kann der Bot verfügbare Termine prüfen und eine Buchung während des Gesprächs unterstützen.
Die telefonische Anfrage wird damit direkt mit dem Terminprozess verbunden, den Sie bereits in Ihrem Unternehmen nutzen.
Rückrufbitten qualifiziert aufnehmen
Ist gerade kein Mitarbeiter erreichbar, kann die KI eine Rückrufbitte aufnehmen und bereits die benötigten Angaben zum Anliegen erfassen.
Ihr Team erhält diese Informationen vor dem Rückruf und kann sich gezielter auf das Gespräch vorbereiten.
Welchen wirtschaftlichen Effekt kann eine KI-Integration erzielen?
Eine KI-Integration kann sich wirtschaftlich auszahlen, wenn sie wiederkehrende Aufgaben übernimmt, Informationen schneller bereitstellt und Ihre Mitarbeitenden entlastet.
Weniger Aufwand bei Routine und Nachbearbeitung
Standardanfragen wie Terminbuchungen, Statusabfragen oder Passwort-Resets lassen sich automatisieren. Der manuelle Aufwand im Support kann dadurch um 20 bis 60 Prozent sinken. Automatische Transkriptionen und Zusammenfassungen können zusätzlich die Nachbearbeitung um bis zu 30 Prozent reduzieren.
Informationen stehen schneller bereit
Durch die automatische Identifizierung und Vorqualifizierung von Anrufern können relevante Daten aus CRM- oder ERP-Systemen direkt verfügbar sein. So lassen sich pro Gespräch etwa 15 bis 30 Sekunden Suchzeit einsparen.
Self-Service schafft zusätzliche Kapazitäten
KI-Bots übernehmen geeignete Standardanfragen und unterstützen bei Lastspitzen. Ein intelligenter Self-Service kann die Leitungslast um bis zu 60 Prozent reduzieren, ohne dass Sie für zusätzliche Anfragen unmittelbar mehr Personal einsetzen müssen. Dadurch können auch die Kosten pro Kontakt sinken. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten bearbeiten KI-Bots definierte Anfragen weiter und reduzieren mögliche Opportunitätskosten durch verpasste Anfragen.
Wann lohnt sich die Integration für Ihr Unternehmen?
Besonders interessant ist eine KI-Integration dort, wo viele ähnliche Anfragen entstehen, wiederkehrende Abläufe Zeit binden oder Sie Ihre Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal erweitern möchten.
Viele Anfragen folgen denselben Regeln
Bestehen mehr als 30 Prozent Ihrer Anrufe aus Standardfragen, bietet sich ein hohes Automatisierungspotenzial.
Ihre Mitarbeitenden erledigen wiederkehrende Aufgaben
Suchen Ihre Mitarbeitenden regelmäßig Informationen, identifizieren Anrufer oder bearbeiten ähnliche Vorgänge, kann KI diese Schritte übernehmen oder vorbereiten.
Sie möchten Ihren Service trotz Fachkräftemangel ausbauen
KI-Bots übernehmen zusätzliche Standardanfragen und unterstützen Ihr Team bei Lastspitzen. So können Sie Ihr Servicelevel verbessern, auch wenn Sie zusätzliche Fachkräfte nicht finden oder langfristig binden können.
Sie möchten vorhandene Systeme weiter nutzen
Sie binden Swyx in Ihre bestehenden CRM-, ERP- und Geschäftsanwendungen ein und erweitern Ihre vorhandenen Systeme gezielt um KI-Funktionen. So nutzen Sie Ihre bestehende Infrastruktur weiter und sichern Ihre bisherigen Investitionen zu 100 Prozent.
Von der Analyse bis zum produktiven Einsatz
So setzten wir Ihre KI-Integration um
Am Anfang stehen Ihre bestehende Swyx Umgebung, Ihre Anwendungen und die Abläufe, die Sie heute nutzen. Darauf aufbauend planen wir gemeinsam die technische Integration, verbinden die benötigten Systeme und begleiten Sie Schritt für Schritt bis zum produktiven Einsatz.
- 01
Potenziale und technische Voraussetzungen analysieren
Gemeinsam betrachten wir Ihre Swyx Umgebung, Ihre vorhandenen Anwendungen und die Prozesse, die regelmäßig Zeit binden. So erkennen Sie früh, welche Aufgaben sich sinnvoll automatisieren lassen und welche technischen Voraussetzungen bereits vorhanden sind.
- 02
Prozesse und Schnittstellen planen
Anschließend legen wir mit Ihnen fest, welche Systeme miteinander kommunizieren sollen, welche Daten dafür benötigt werden und welche Aufgaben die KI künftig übernimmt. Dabei berücksichtigen wir auch die Übergaben an Ihre Mitarbeitenden.
- 03
Systeme und Datenquellen verbinden
Für Ihren konkreten Ablauf verbinden wir Swyx mit den Anwendungen und Datenquellen, die Sie tatsächlich benötigen. Dazu können Ihr CRM, Ihr ERP-System, Microsoft Teams, Datenbanken oder vorhandene APIs gehören.
- 04
KI auf Ihre Abläufe abstimmen
Danach testen wir gemeinsam die Dialoge, Antworten und Weiterleitungen. Auch die Übergabe an Ihre Mitarbeitenden wird so eingerichtet, dass die KI zuverlässig in Ihre bestehenden Prozesse passt.
- 05
KI-Integration in Betrieb nehmen
Nach den Tests bringen wir Ihre KI-Integration gemeinsam mit Ihnen in den produktiven Betrieb. Während des Go-Lives begleiten wir den Start aktiv und unterstützen Sie auch danach beim Monitoring, bei Anpassungen und bei der weiteren Entwicklung.
Enreach Technologie und Integration durch die Team-IT Group
Enreach stellt mit Swyx, den KI-Funktionen und den Smart Apps die Technologie bereit. Wir sorgen dafür, dass sie zu Ihrem Unternehmen passt. Dafür verbinden wir Swyx mit Ihrer vorhandenen IT, Ihren Anwendungen und den benötigten Schnittstellen und begleiten Sie von der Planung bis zum Support. So ergänzen Sie Ihre bestehende Swyx Umgebung gezielt um neue Funktionen, ohne Ihre vorhandenen Systeme und Abläufe unnötig zu verändern.
Erfahrung mit Swyx und den notwendigen Schnittstellen
Als Swyx Gold & Cloud Partner verbinden wir unsere langjährige Erfahrung mit Swyx mit technischem Know-how rund um APIs (Programmierschnittstellen), SIP (Protokoll zum Aufbau einer Telefonverbindung) und RTP (Protokoll zur Übertragung von Audio und Mediendaten). Seit mehr als 20 Jahren verbinden wir IT und Kommunikation und begleiten Unternehmen von der ersten Planung über die Integration bis zum laufenden Betrieb.
Enreach Lösungen bei mehr als zwei Millionen Anwendern im Einsatz
Mehr als zwei Millionen Anwender nutzen Lösungen von Enreach. Für die Integration von KI in Unified Communications (UC, gebündelte Kommunikationskanäle) erhielt Enreach 2025 den Frost AI Award.
Häufige Fragen zur KI-Integration mit Swyx
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten dazu, wie sich KI in Ihre vorhandene Swyx Umgebung einbinden lässt.
Integrieren Sie KI passend in Ihre bestehende Swyx Umgebung
Gemeinsam prüfen wir, welche Systeme, Daten und Schnittstellen Sie für Ihren geplanten Einsatz benötigen. Daraus entwickeln wir eine KI-Integration, die zu Ihrer Swyx Umgebung und zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt.
Finden Sie die passenden Swyx Lösungen für Ihr Unternehmen
Ob Kundenservice, moderne Telefonie oder konkrete Einsatzszenarien: Entdecken Sie die Bereiche, die zu Ihren aktuellen Anforderungen passen.
Kundenservice gezielt verbessern
Steuern Sie Anfragen effizienter, verbessern Sie Ihre Erreichbarkeit und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit intelligenten Funktionen für Ihren Kundenservice.
Swyx und seine Möglichkeiten kennenlernen
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Swyx passend zu Ihrem Arbeitsalltag einsetzen
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