Swyx Telefonie für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer
Ihre Mandanten möchten den richtigen Ansprechpartner erreichen, während Ihre Mitarbeitenden längst nicht mehr ausschließlich an einem festen Schreibtisch arbeiten. Gespräche müssen weitergegeben werden, Vertretungen sollen funktionieren und wichtige Informationen sollten dort verfügbar sein, wo Ihre Mitarbeitenden sie benötigen.
Mit Swyx nutzen Sie Unified Communications im Büro, im Homeoffice und unterwegs. Für Steuerberatungsgesellschaften lässt sich die Telefonie zusätzlich mit DATEV verbinden und enger in die tägliche Mandatsarbeit einbinden.
Wir unterstützen Sie dabei, Swyx passend zu Ihrer Kanzlei einzurichten. Dafür berücksichtigen wir Ihre vorhandene IT, Ihre Arbeitsplätze, Ihre Anwendungen und die Wege, über die Mandanten Ihre Mitarbeitenden erreichen. Unsere Erfahrung als IT-Systemhaus und zertifizierter Swyx Gold Partner bringen wir gezielt in die Planung und Umsetzung ein.
Für Ihre tägliche Mandatsarbeit
Kommunikation, die zu Ihrer Kanzlei passt
Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer arbeiten unterschiedlich. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass sie Mandanten betreuen, vertrauliche Gespräche führen und häufig zwischen verschiedenen Aufgaben und Arbeitsorten wechseln.
Mit Swyx organisieren Sie Ihre Mandantenkommunikation so, dass Zuständigkeiten, Vertretungen und unterschiedliche Arbeitsorte zusammenspielen.
Für Steuerberater
Verbinden Sie Ihre geschäftliche Telefonie mit DATEV und beziehen Sie vorhandene Mandantendaten direkt in Ihre Arbeitsabläufe ein.
Für Rechtsanwälte
Organisieren Sie Ihre Erreichbarkeit so, dass Mandanten die zuständige Person oder eine vorgesehene Vertretung erreichen können.
Für Wirtschaftsprüfer
Wenn Ihre Mitarbeitenden zwischen der Kanzlei, Terminen beim Mandanten und weiteren Arbeitsorten wechseln, verbinden Sie feste und mobile Arbeitsplätze über dieselbe Swyx-Umgebung.
Geben Sie Mandantenanrufe passend weiter
Nicht jeder Anruf kann sofort von der gewünschten Person angenommen werden. Besprechungen, Außentermine, konzentrierte Arbeitsphasen und das Homeoffice gehören zum Kanzleialltag. Mit Swyx legen Sie fest, wie Anrufe in diesen Situationen weitergeführt werden.
In der Praxis
Über Rufregeln und Weiterleitungen bestimmen Sie, welche Person oder Gruppe einen Anruf übernimmt, wenn der eigentliche Ansprechpartner nicht verfügbar ist. So können Sie Vertretungen direkt in Ihre Telefonie einbinden, statt sie bei jeder Abwesenheit neu organisieren zu müssen.
Ihre Mitarbeitenden telefonieren beispielsweise am PC im Büro, am Laptop im Homeoffice oder über ein Smartphone unterwegs. Dadurch bleibt die geschäftliche Kommunikation mit Ihrer Kanzlei verbunden, auch wenn ein Mitarbeiter gerade nicht an seinem festen Arbeitsplatz sitzt.
Arbeiten Ihre Teams an verschiedenen Standorten, können Sie diese kommunikativ miteinander verbinden. Gespräche lassen sich so auch standortübergreifend an den passenden Ansprechpartner weitergeben.
Integrieren Sie Swyx direkt in Ihre DATEV-Arbeitsabläufe
Gerade in einer Steuerkanzlei gehören Telefonie und Mandatsarbeit eng zusammen. Ein Mandant ruft an, während die zugehörigen Daten, Dokumente oder Vorgänge in DATEV liegen.
Mit der DATEV-Integration bringen Sie beide Arbeitsbereiche näher zusammen. Ihre Mitarbeitenden können vorhandene Kontakte nutzen, Gesprächsdaten übergeben und den jeweiligen Mandanten schneller dem aktuellen Telefongespräch zuordnen.
- Wählen Sie direkt aus DATEV
Starten Sie einen Anruf direkt aus einem vorhandenen DATEV-Kontakt. Ihre Mitarbeitenden müssen die Telefonnummer dadurch nicht erst übertragen oder manuell eingeben.
- Erkennen Sie bekannte Kontakte beim Anruf
Bei ein- und ausgehenden Gesprächen können gespeicherte DATEV-Kontaktdaten zur jeweiligen Rufnummer angezeigt werden. Ihre Mitarbeitenden sehen dadurch schneller, welcher bekannte Kontakt mit dem Gespräch verbunden ist.
- Verbinden Sie das Gespräch mit Mandant und Akte
Gesprächsdaten können an den DATEV-Arbeitsplatz übergeben werden. So lässt sich der passende Mandant oder die zugehörige Akte während des Gesprächs gezielter in den Arbeitsablauf einbeziehen. Ihre Mitarbeitenden entscheiden dabei selbst, ob ein Gespräch für die weitere Arbeit in DATEV relevant ist und die Gesprächsdaten entsprechend übergeben werden sollen.
Diese Funktionen erleichtern Ihre tägliche Arbeit
Welche Funktionen Sie einsetzen, hängt von Ihrer DATEV-Umgebung und den Abläufen in Ihrer Kanzlei ab. Die Integration kann verschiedene Schritte zwischen der Swyx Telefonie und Ihrem DATEV-Arbeitsplatz miteinander verbinden.
So ergänzt die Telefonie Ihre vorhandene DATEV-Umgebung, statt einen zusätzlichen, getrennten Arbeitsweg zu schaffen.
Funktion | So unterstützt sie Ihre Kanzlei |
|---|---|
Direkt aus DATEV wählen | Starten Sie einen Anruf über einen vorhandenen DATEV-Kontakt. |
Kontaktdaten anzeigen | Lassen Sie gespeicherte Informationen bei ein- und ausgehenden Gesprächen anzeigen. |
DATEV-Kontakte in SwyxIt! suchen | Durchsuchen Sie geeignete DATEV-Kontakte direkt in Swyx |
Gesprächsdaten übergeben | Übertragen Sie Informationen zum aktuellen Gespräch an den DATEV-Arbeitsplatz. |
Mandant oder Akte zuordnen | Stellen Sie den Zusammenhang zwischen dem Gespräch und dem relevanten Vorgang her. |
Gespräche dokumentieren | Erfassen Sie Gesprächsinformationen in den dafür vorgesehenen DATEV-Bereichen. |
Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung einbeziehen | Übergeben Sie geeignete Gesprächsdaten an die entsprechenden DATEV-Komponenten. |
Mehrere Kontakte unterscheiden | Bei mehreren DATEV- oder LDAP-Treffern (Ergebnisse aus einem zentralen Verzeichnisdienst) wählen Sie die passende Zuordnung aus. |
Daten nach dem Gespräch weitergeben | Übertragen Sie Gesprächsdaten auch nach dem Anruf über das Anrufjournal. |
Nutzen Sie Ihre Kanzleitelefonie im Büro, Homeoffice und unterwegs
Moderne Kanzleiarbeit findet nicht ausschließlich im Büro statt. Ihre Mitarbeitenden arbeiten zeitweise im Homeoffice, besuchen Mandanten oder wechseln zwischen mehreren Standorten. Mit Swyx beziehen Sie diese Arbeitsorte in Ihre geschäftliche Kommunikation ein.
Wählen Sie das passende Gerät für den Arbeitsplatz
Ihre Mitarbeitenden nutzen ihre Telefonie je nach Arbeitssituation beispielsweise am PC im Büro, am Laptop oder Tablet im Homeoffice, über ein Tischtelefon oder über ein Smartphone unterwegs.
So müssen Sie nicht für jeden Arbeitsort eine getrennte Telefonielösung bereitstellen.
Steuern Sie Ihre Erreichbarkeit bewusst
Nicht jedes Gespräch muss direkt beim gewünschten Ansprechpartner ankommen. Über Vertretungs- und Weiterleitungsregeln bestimmen Sie, wie ein Anruf behandelt wird, wenn ein Mitarbeitender gerade nicht verfügbar ist.
Gerade bei einem höheren Anrufaufkommen können Sie Gespräche dadurch gezielter auf die vorhandenen Ansprechpartner verteilen.
So nutzt Küpper & Kollegen Swyx und DATEV
Wie sich Telefonie und DATEV im Kanzleialltag miteinander verbinden lassen, zeigt das Anwenderbeispiel der Küpper & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft. Der Praxisbericht gibt Ihnen einen konkreten Einblick, wie eine Steuerberatungsgesellschaft ihre Kommunikation mit Swyx organisiert und die DATEV-Anbindung in ihre täglichen Abläufe einbezieht.
Beratung und Integration
So bringen wir Swyx in Ihre Kanzlei
Ihre Kommunikation muss zu den Arbeitsplätzen, Anwendungen und Zuständigkeiten Ihrer Kanzlei passen. Deshalb richten wir die Planung an Ihren tatsächlichen Abläufen aus.
- 01
Wir betrachten Mandantenwege und Arbeitsplätze
Gemeinsam klären wir, wie Mandanten Sie erreichen, welche Vertretungen Sie benötigen und wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten. Dabei berücksichtigen wir auch das Homeoffice, mobile Arbeit und weitere Standorte.
- 02
Wir prüfen DATEV und Ihre Anwendungen
Wir schauen uns an, welche Systeme Sie bereits einsetzen und welche Integrationen Ihre tägliche Arbeit sinnvoll unterstützen. Bei DATEV berücksichtigen wir die Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen möchten.
- 03
Wir richten Ihre Kanzleitelefonie ein
Wir konfigurieren Ihre Arbeitsplätze, Rufnummern und Weiterleitungen und binden die vereinbarten Anwendungen ein. Ihre vorhandene IT und Telefonie beziehen wir dabei in die Umsetzung ein.
- 04
Wir begleiten Ihre weitere Entwicklung
Nach der Einführung bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Neue Mitarbeitende, weitere Standorte oder zusätzliche Integrationen können wir in Ihre Swyx-Umgebung aufnehmen. Betrieb, Administration und Support übernehmen wir nach dem vereinbarten Leistungsumfang.
Erleben Sie Ihre Kanzleikommunikation im praktischen Einsatz
Sie möchten sehen, wie Swyx im Büro, im Homeoffice oder unterwegs funktioniert und wie sich die DATEV-Integration in Ihre täglichen Abläufe einfügt?
Wir zeigen Ihnen die relevanten Funktionen und besprechen gemeinsam mit Ihnen, welche davon zu Ihrer Kanzlei, Ihren Mitarbeitenden und Ihrer vorhandenen IT passen.
Fragen zu Swyx für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer
Hier finden Sie kompakte Antworten zu DATEV, Homeoffice, Vertretungen und der Nutzung von Swyx in Ihrer Kanzlei. Sie haben weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie uns.