Anrufweiterleitung mit Swyx: Ihre Erreichbarkeit gezielt steuern
Sie verlassen Ihren Arbeitsplatz, sind bereits im Gespräch oder arbeiten gerade im Homeoffice? Ihre Kunden sollen Sie trotzdem erreichen können.
Mit Swyx lassen sich eingehende Geschäftsanrufe an andere Teilnehmer oder Rufnummern weitergeben. Je nach Situation kann die Weiterleitung sofort, nach einer bestimmten Zeit oder beispielsweise bei einer besetzten Leitung erfolgen. Auch mobile Endgeräte lassen sich in Ihre geschäftliche Telefonie einbinden.
So bleibt Ihre geschäftliche Erreichbarkeit flexibel, ohne dass Sie Ihre Rufnummer ständig ändern oder Kunden über unterschiedliche Kontaktdaten informieren müssen.
Anrufweiterleitung für Ihren Arbeitsalltag
Nicht jeder Anruf muss immer bei derselben Person ankommen. Entscheidend ist, dass Ihr Kunde auch dann einen Ansprechpartner erreicht, wenn Sie selbst gerade nicht verfügbar sind.
Je nach Situation können Sie festlegen, wohin ein Gespräch weitergegeben wird. Dabei stehen Ihnen unterschiedliche Varianten der Rufweiterleitung zur Verfügung, von der direkten Umleitung bis zur Weiterleitung bei Besetzt oder nach einer festgelegten Zeit.
Wie können Sie Anrufe gezielt weiterleiten?
Leiten Sie Anrufe sofort an einen anderen Ansprechpartner weiter
Ein Termin beginnt und Sie möchten währenddessen keine Gespräche annehmen? Mit einer sofortigen Weiterleitung können eingehende Anrufe direkt an einen Kollegen, eine andere Rufnummer oder ein anderes definiertes Ziel gehen.
Ihr Kunde erreicht damit weiterhin einen Ansprechpartner, obwohl Sie selbst gerade nicht zur Verfügung stehen.
Lassen Sie zunächst bei Ihnen klingeln
Sie möchten weiterhin selbst erreichbar bleiben, können aber nicht garantieren, dass Sie jeden Anruf rechtzeitig annehmen?
Zunächst klingelt Ihr Anschluss bei Ihnen. Bleibt eine Reaktion innerhalb der festgelegten Zeit aus, kann das Gespräch anschließend an das definierte Ziel weitergegeben werden.
So kann beispielsweise ein Kollege übernehmen, wenn Sie gerade nicht rechtzeitig ans Telefon gehen können.
Leiten Sie Anrufe bei Besetzt weiter
Während eines Kundengesprächs geht ein weiterer Anruf ein. Für diesen Fall können Sie festlegen, wie das zusätzliche Gespräch behandelt werden soll.
Statt den Anrufer einfach warten zu lassen, kann der Anruf beispielsweise an einen anderen Teilnehmer weitergegeben werden. So können Sie auch bei parallelen Gesprächen für eine bessere Erreichbarkeit sorgen.
Geben Sie nicht angenommene Anrufe an Ihre Voicemail
Kein Mitarbeiter ist verfügbar und niemand kann das Gespräch übernehmen? Dann kann die Voicemail die nächste Anlaufstelle sein.
Der Anrufer hinterlässt eine Nachricht und Sie können die Anfrage später bearbeiten. Damit bleibt zumindest die Möglichkeit zur Rückmeldung bestehen, auch wenn gerade kein persönlicher Ansprechpartner erreichbar ist.
Welche Anrufweiterleitung passt zu Ihrer Situation?
Nicht jede Situation erfordert dieselbe Form der Weiterleitung. Entscheidend ist, warum Sie gerade nicht selbst erreichbar sind und wer den Anruf übernehmen soll. So erkennen Sie schnell, welche Funktion zu Ihrer konkreten Situation passt. Bei komplexeren Abläufen lassen sich verschiedene Bedingungen miteinander verbinden.
Ihre Situation | Passende Möglichkeit |
|---|---|
| Sie sind kurzfristig nicht erreichbar | Sofortige Weiterleitung an einen anderen Ansprechpartner |
| Sie möchten zunächst selbst abheben | Verzögerte Weiterleitung, wenn Sie nicht rechtzeitig reagieren |
| Sie telefonieren bereits | Weiterleitung bei Besetzt an einen anderen Teilnehmer |
| Sie haben einen Termin | Kalenderbasierte Steuerung für eine andere Erreichbarkeit |
| Sie sind außerhalb Ihrer Arbeitszeit | Zeitabhängige Weiterleitung an ein anderes Ziel |
| Sie sind im Urlaub oder abwesend | Vertretungsregel für einen anderen Ansprechpartner |
| Sie arbeiten unterwegs | Mobile Rufweiterleitung und Einbindung Ihres Smartphones |
| Mehrere Standorte sollen sich unterstützen | Standortübergreifende Weiterleitung |
| Mehrere Bedingungen müssen zusammenspielen | Call Routing mit regelbasierter Anrufsteuerung |
Weiterleitung nach Ihren Regeln
Ihre Erreichbarkeit sieht morgens anders aus als am Abend. Auch Termine, Feiertage oder Abwesenheiten können beeinflussen, wer einen Anruf entgegennehmen soll.
Statt solche Änderungen jedes Mal manuell vorzunehmen, können Sie für unterschiedliche Situationen Regeln hinterlegen. Dabei lassen sich unter anderem Uhrzeit, Wochentag, Kalenderinformationen und Präsenzstatus berücksichtigen.
Steuern Sie Ihre Erreichbarkeit nach Geschäftszeiten
Während Ihrer regulären Arbeitszeit sollen Anrufe direkt bei Ihrem Team ankommen. Nach Feierabend kann dagegen eine andere Regel gelten.
Hinterlegen Sie dafür unterschiedliche Zeiträume und definieren Sie, welches Ziel jeweils verwendet werden soll. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten kann beispielsweise eine Ansage, Voicemail oder ein Bereitschaftsdienst zum Einsatz kommen.
Berücksichtigen Sie Wochenenden und Feiertage
Samstag, Sonntag oder ein Feiertag folgen häufig anderen Erreichbarkeitsregeln als ein normaler Arbeitstag.
Mit zeit- und datumsabhängigen Einstellungen können Sie diese Unterschiede abbilden. Dadurch müssen Ihre Mitarbeitenden die Rufumleitung nicht jedes Wochenende manuell ändern.
Beziehen Sie Ihren Kalender ein
Ein Kundentermin, eine Besprechung oder eine andere Abwesenheit kann Ihre Erreichbarkeit kurzfristig verändern.
Kalenderinformationen können in die Anrufsteuerung einbezogen werden. So kann während eines Termins eine andere Regel greifen, ohne dass Sie vor jedem Termin selbst eine Rufumleitung aktivieren müssen.
Nutzen Sie Ihren Präsenzstatus
Ihr Präsenzstatus gibt Auskunft darüber, ob Sie beispielsweise verfügbar oder abwesend sind. Diese Information kann ebenfalls für die Behandlung eingehender Anrufe verwendet werden.
Damit lässt sich die Anrufsteuerung stärker an Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit ausrichten.
Wie automatisieren Sie Ihre Anrufweiterleitung im Arbeitsalltag?
Sie möchten Ihre Rufumleitung nicht jeden Morgen neu einstellen oder bei jeder Abwesenheit manuell ändern?
Mit festen Regeln kann Swyx Ihre wiederkehrenden Situationen automatisch berücksichtigen. So wechseln Weiterleitungen abhängig von Ihrer Arbeitsorganisation, ohne dass Sie jede Änderung einzeln vornehmen müssen.
Wechseln Sie automatisch zwischen verschiedenen Erreichbarkeiten
Während Ihrer Geschäftszeit soll Ihr Team erreichbar sein. Nachdem Feierabend übernimmt beispielsweise eine andere Rufnummer oder eine Ansage.
Mit unterschiedlichen Regeln für verschiedene Zeiträume lässt sich dieser Wechsel automatisch abbilden.
Leiten Sie Anrufe bei Abwesenheit an Ihre Vertretung
Urlaub, Krankheit oder ein längerer Außentermin können dazu führen, dass der eigentliche Ansprechpartner nicht erreichbar ist.
Eine hinterlegte Vertretungsregel kann das Gespräch automatisch an einen anderen Mitarbeiter weitergeben.
Nutzen Sie Follow-Me für wechselnde Aufenthaltsorte
Sie wechseln regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen und möchten trotzdem unter Ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar bleiben?
Mit Follow-Me können Sie mehrere mögliche Ziele hinterlegen und Ihre Erreichbarkeit über verschiedene Arbeitsorte hinweg organisieren.
Organisieren Sie Ihre Rufbereitschaft automatisch
Außerhalb Ihrer regulären Geschäftszeiten soll ein anderes Team oder ein Bereitschaftsdienst übernehmen?
Legen Sie fest, wann die Rufbereitschaft greift und an welches Ziel eingehende Anrufe in diesem Zeitraum weitergegeben werden.
Vom einzelnen Anruf bis zum komplexen Routing
Eine einfache Rufweiterleitung löst eine konkrete Situation: Ein Gespräch soll an ein anderes Ziel gelangen. Komplexer wird es, wenn mehrere Bedingungen gleichzeitig berücksichtigt werden müssen. Für solche Szenarien bietet Swyx Funktionen für regelbasierte Anrufsteuerung und erweitertes Call Routing.
Verbinden Sie mehrere Bedingungen
Ein Anruf kann beispielsweise abhängig von Uhrzeit und Verfügbarkeit unterschiedlich behandelt werden. So könnte während der Geschäftszeit Ihr Team zuständig sein. Außerhalb dieser Zeit greift eine andere Regel. Ist der eigentlich zuständige Mitarbeiter zusätzlich nicht verfügbar, kann ein weiterer Ansprechpartner als Ziel vorgesehen werden.
Berücksichtigen Sie bestimmte Rufnummern
Nicht jeder Anruf muss nach denselben Regeln behandelt werden. Sie können bestimmte eingehende Rufnummern in Ihre Anrufsteuerung einbeziehen und dafür eigene Weiterleitungswege festlegen. So können Sie ausgewählte Anrufe beispielsweise direkt an einen bestimmten Ansprechpartner oder ein definiertes Ziel führen.
Bilden Sie mehrstufige Anrufabläufe ab
Bei komplexeren Anforderungen kann ein Anruf mehrere Stationen durchlaufen. Beispielsweise kann zunächst eine Ansage erfolgen. Anschließend wird das Gespräch an einen Ansprechpartner weitergegeben. Bleibt dieser nicht erreichbar, kann eine weitere Regel greifen.
Beziehen Sie mehrere Standorte ein
Arbeiten Ihre Teams an unterschiedlichen Standorten, muss ein Anruf nicht zwingend dort bleiben, wo er ursprünglich eingeht. Bei Bedarf kann ein anderer Standort die Erreichbarkeit übernehmen. So lassen sich beispielsweise Vertretungen, Stoßzeiten oder unterschiedliche Zuständigkeiten standortübergreifend organisieren.
Mit Swyx Mobile überall geschäftlich erreichbar bleiben
Ob im Büro, im Homeoffice, im Außendienst oder unterwegs: Mit Swyx Mobile binden Sie Ihr Smartphone in Ihre Swyx Telefonie ein und bleiben über Ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar.
Das One-Number-Konzept verbindet Ihre mobile Telefonie mit Ihrer geschäftlichen Kommunikation. Sie führen ein- und ausgehende Gespräche über Ihre gewohnte Rufnummer, verwalten Rufweiterleitungen und passen Ihren Präsenzstatus auch unterwegs an.
So verbinden Sie verschiedene Arbeitsorte und Standorte in einer gemeinsamen Kommunikationsumgebung und bleiben für Ihre Kunden flexibel erreichbar.
Mobile Kommunikation
Warum Ihre Anrufweiterleitung mit TEAM-IT planen?
Mit 26 Jahren Erfahrung und zertifizierter Enreach Expertise unterstützt TEAM-IT mittelständische Unternehmen dabei, ihre Kommunikation so einzurichten, dass sie im Arbeitsalltag wirklich funktioniert. Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Funktionen, sondern Ihre Teams, Standorte und bestehenden Systeme.
- Swyx Know-how aus der Praxis
Wir kennen die Möglichkeiten von Swyx und setzen Weiterleitungen passend zu Ihren Anforderungen um. - Passend für Ihren Arbeitsalltag
Vertretungen, Rufbereitschaften, Homeoffice oder mehrere Standorte fließen direkt in die Planung ein. - Bestehende Umgebung einbezogen
Wir prüfen, wie sich Ihre vorhandene Telefonie und Anwendungen sinnvoll weiter nutzen und verbinden lassen. - Von der Planung bis zur Betreuung
Die TEAM-IT begleitet Sie bei der Konzeption, Umsetzung und auch im laufenden Betrieb Ihrer Kommunikationslösung.
Anrufweiterleitung in der Praxis
Bei der Steuerberatungsgesellschaft Küpper & Kollegen unterstützen Vertretungs- und Umleitungsregeln die Erreichbarkeit der Mandanten. Die Kommunikation wurde über mehrere Standorte hinweg aufgebaut; zusätzlich können Mitarbeiter über die Swyx App mobil erreichbar bleiben. Besonders relevant für die Anrufweiterleitung: Auch bei wechselnden Zuständigkeiten und hoher Auslastung können Gespräche nach den hinterlegten Regeln an andere Ansprechpartner weitergegeben werden. Bei einer Störung kann zudem ein anderer Standort die Erreichbarkeit übernehmen.
Burkhard Küpper, Steuerberatung Küpper & Kollegen
Steuerberater & CEO
Bei MERA Tiernahrung verbindet die Swyx Umgebung Verwaltung, Produktion, Logistik, Außendienst und Homeoffice. Für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche wurde eine gemeinsame Kommunikationsstruktur aufgebaut. Das One-Number-Konzept und die mobile Einbindung des Außendienstes sorgen dafür, dass Mitarbeitende auch außerhalb ihres festen Arbeitsplatzes in die geschäftliche Kommunikation eingebunden bleiben. Zusätzlich wurden individuelle Call-Routing-Regeln für die Anrufzustellung eingerichtet.
Mera Tiernahrung
Bei der IGETEC Gruppe wurden mehrere Standorte und mobile Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Swyx Umgebung verbunden. Ein wichtiges Ziel bestand darin, die Erreichbarkeit auch bei höherem Anrufaufkommen sicherzustellen. Dafür können die Standorte Gespräche gegenseitig übernehmen. Präsenzinformationen zeigen den Mitarbeitenden außerdem, welche Kollegen standortübergreifend verfügbar sind. Damit lässt sich die Anrufübernahme gezielter organisieren.
Gereon Erretkamps
CEO, IGETEC GmbH
Was möchten Sie über die Anrufweiterleitung mit Swyx wissen?
Wie Sie Anrufe weiterleiten, hängt davon ab, wann und warum Sie nicht erreichbar sind. Swyx bietet dafür unterschiedliche Möglichkeiten, von der einfachen Weiterleitung bis zur regelbasierten Anrufsteuerung.
Lassen Sie keinen wichtigen Anruf ins Leere laufen
Sie möchten für Ihre Kunden erreichbar bleiben, auch wenn Sie gerade in einem Termin sind, bereits telefonieren oder außerhalb des Büros arbeiten?
Mit Swyx richten Sie Ihre Anrufweiterleitung so ein, dass sie zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Sie können Anrufe direkt weiterleiten oder Regeln nach Zeit, Kalender, Präsenz und Ziel festlegen.
So bleibt Ihre geschäftliche Erreichbarkeit flexibel und Ihre Kunden erreichen schneller den passenden Ansprechpartner.
Wir sind für Sie da!
Passend zu Ihrer Anrufweiterleitung
Erweitern Sie Ihre Anrufweiterleitung um Funktionen, mit denen Sie eingehende Gespräche gezielter steuern oder wiederkehrende Anfragen automatisiert bearbeiten können.
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