DATEV Integration für Ihre Swyx-Telefonie
Sie verbinden Ihre Swyx-Telefonie mit Ihrer DATEV-Umgebung und bringen Telefonie, Kontaktdaten und bestehende Arbeitsabläufe näher zusammen.
Bei einem eingehenden Anruf kann die Rufnummer mit den in DATEV vorhandenen Kontakten abgeglichen werden. So erhalten Sie schneller den passenden Kontakt und können die zugehörigen Informationen aufrufen. Auch aus DATEV heraus können Sie Kontakte direkt über Swyx anrufen.
Gesprächsdaten lassen sich anschließend in DATEV weiterverwenden, für die Registrierung von Telefonaten, die Zeiterfassung oder das Dokumentmanagement.
Für wen eignet sich die Swyx DATEV-Integration?
Sie arbeiten in der Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, einem Unternehmen, einer Kommune oder einer öffentlichen Einrichtung und nutzen DATEV? Mit Swyx verbinden Sie Ihre Telefonanlage mit Ihrer DATEV-Umgebung und integrieren Ihre Telefonie in die Arbeitsabläufe, in denen Sie bereits mit DATEV arbeiten.
Sie verbinden damit Telefonkontakte und DATEV-Informationen direkt mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen. Welche Funktionen Sie dabei nutzen, hängt von Ihrer DATEV-Umgebung und Ihren konkreten Anforderungen ab.
Ihre Arbeitsumgebung
- Steuerberatung
- Rechtsberatung
- Wirtschaftsprüfung
- Unternehmen
- Kommunen
- Öffentliche Einrichtungen
Swyx bringt Ihre Telefonie direkt in DATEV-Arbeitsabläufe
Sie erhalten einen Anruf und möchten sofort erkennen, wer Sie kontaktiert. Mit der Swyx DATEV-Integration übergeben Sie die Rufnummer an DATEV und können den passenden Kontakt direkt zuordnen.
Vom eingehenden Anruf über die Kontaktrecherche bis zur Gesprächsdokumentation unterstützt Sie die Verbindung dabei, wiederkehrende Arbeitsschritte zu verkürzen.
Eingehende Anrufe direkt einem Kontakt zuordnen
Swyx übergibt die Rufnummer eines eingehenden Anrufs an die DATEV-Anbindung. DATEV gleicht die Nummer mit Ihren vorhandenen Kontakten ab.
Wird ein Kontakt eindeutig erkannt, können Sie die zugehörigen Informationen direkt aufrufen. Das DATEV Kontakt-Pop-up zeigt Ihnen die hinterlegten Kontaktdaten.
Die passende DATEV-Information direkt öffnen
Sie müssen den Kontakt nicht erst manuell in DATEV suchen. Über das Kontakt-Pop-up gelangen Sie direkt zum passenden DATEV-Arbeitsplatz beziehungsweise zur zugehörigen Akte.
So haben Sie die Informationen, die Sie für das Gespräch benötigen, schneller zur Hand.
Kontakte direkt aus DATEV über Swyx anrufen
Mit CTI (Computer Telephony Integration, Verbindung von Telefonie und Computeranwendungen) starten Sie einen Anruf direkt aus DATEV über Swyx.
Sie wählen den gewünschten Kontakt in DATEV aus und starten das Gespräch, ohne die Telefonnummer anschließend noch einmal in Ihre Telefonie eingeben zu müssen.
DATEV-Kontakte direkt in Swyx suchen
Mit DATEV CTI & SmartSearch suchen Sie DATEV-Kontakte direkt aus dem SwyxIt! Client.
Die gefundenen Kontakte werden Ihnen in der Telefonieoberfläche angezeigt. So können Sie den gewünschten Kontakt auswählen und unmittelbar über Swyx anrufen.
Bei mehreren Treffern den richtigen Kontakt auswählen
Findet die Suche mehrere passende Kontakte oder Treffer aus LDAP-Quellen (Verzeichnisdiensten für Kontaktdaten), wählen Sie den gewünschten Kontakt gezielt aus.
Damit ordnen Sie die Rufinformation auch dann dem richtigen Datensatz zu, wenn eine Telefonnummer mehreren Einträgen zugeordnet ist.
Telefonate direkt in DATEV registrieren
Sie können aktuelle Gesprächsinformationen an den DATEV-Arbeitsplatz übergeben und dort im jeweiligen Arbeitskontext registrieren.
Damit halten Sie relevante Telefonate dort fest, wo Sie auch die übrigen Informationen zum Vorgang verwalten.
Gesprächsdaten für weitere DATEV-Prozesse nutzen
Sie können Gesprächsdaten an DATEV-Komponenten wie die Zeiterfassung oder DATEV-Dokumentmanagementsysteme übergeben.
Damit lassen sich Telefonate in bestehende Dokumentations- und Abrechnungsprozesse einbeziehen, ohne die Informationen erneut manuell erfassen zu müssen.
Gesprächsinformationen auch nach dem Anruf übernehmen
Auch nach einem Gespräch können Sie Rufinformationen aus dem Swyx-Anrufjournal an DATEV übergeben.
So stehen Ihnen relevante Telefoniedaten auch später für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Weniger Suchaufwand, strukturiertere Telefonie
Bis zu 30 Sekunden bei der Kontaktsuche sparen
Bei der automatischen Kontaktidentifikation können Sie den Suchaufwand um 15 bis 30 Sekunden pro Anruf reduzieren.
Wie viel Zeit Sie tatsächlich sparen, hängt von Ihrem Anrufaufkommen und Ihren bisherigen Abläufen ab.
Telefonische Leistungen strukturierter erfassen
Wenn Sie telefonische Beratungsleistungen erbringen, können automatisch erfasste Telefonate dem jeweiligen Kontakt zugeordnet und als Beratungsleistung dokumentiert werden.
Gerade bei regelmäßigem telefonischem Beratungsaufwand schaffen Sie damit eine bessere Grundlage für die vollständige Erfassung Ihrer Leistungen.
Manuelle Übertragungen reduzieren
Sie übernehmen relevante Telefonieinformationen nicht mehrfach manuell. Swyx übergibt die benötigten Daten an die vorgesehenen DATEV-Prozesse.
Das reduziert Wechsel zwischen Anwendungen und schafft einen durchgängigen Ablauf vom Telefonat bis zur Dokumentation.
Pay-per-Use flexibel einsetzen
Mit dem Pay-per-Use-Modell (nutzungsabhängige Lizenzierung) können Sie die Lizenzierung an Ihren tatsächlichen Bedarf anpassen.
Das ist besonders interessant, wenn Sie Ihre Telefonie schrittweise erweitern. Kommen neue Arbeitsplätze, Mitarbeitende oder Standorte hinzu, können Sie die Umgebung entsprechend ausbauen.
Mehrere Standorte über eine Telefonie verbinden
Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, können Sie diese über eine zentrale Swyx-Kommunikationsplattform verbinden.
Ihre Mitarbeitenden nutzen damit eine gemeinsame Telefonie und können Gespräche auch standortübergreifend vermitteln.
So verbindet Swyx Ihre Telefonie mit DATEV
Swyx und DATEV arbeiten als eigenständige Systeme. Die Verbindung sorgt dafür, dass beide Anwendungen bei der Telefonie gezielt miteinander kommunizieren können. Welche Komponenten dafür erforderlich sind, richtet sich nach Ihrer DATEV-Umgebung und der gewünschten Nutzung.
DATEV Telefonie Basis
Die DATEV Telefonie Basis bildet die Grundlage für die Verbindung zwischen Swyx und DATEV. Sie stellt die standardisierten Funktionen bereit, über die Ihre Telefonie mit den DATEV-Anwendungen zusammenarbeitet.
Für Ihren Arbeitsalltag bedeutet das: Telefoniefunktionen lassen sich direkt mit den dafür vorgesehenen DATEV-Funktionen nutzen, ohne dass Sie die Informationen zwischen den Systemen manuell übertragen müssen.
Swyx DATEV Connector und MetaServices
Der Swyx DATEV Connector (Verbindungskomponente für die Kommunikation zwischen Swyx und DATEV) und MetaServices (Dienst für die Bereitstellung der benötigten DATEV-Telefoniefunktionen) übernehmen die Verbindung auf Seiten der Swyx-Telefonie.
Sie ermöglichen die Kommunikation mit den DATEV-Funktionen, die Sie für Ihre Telefonie benötigen. Welche Komponenten dabei eingesetzt werden, hängt von Ihrer vorhandenen Umgebung und der vorgesehenen Integration ab.
TAPI und Web APIs verbinden Ihre Anwendungen
TAPI (Telephony Application Programming Interface, standardisierte Schnittstelle zwischen Telefonie und Anwendungen) und Web APIs (Programmierschnittstellen für den Austausch zwischen Anwendungen) ermöglichen den Austausch von Informationen zwischen Swyx, DATEV und weiteren Anwendungen.
So können Telefonieereignisse und die dafür benötigten Informationen zwischen den beteiligten Systemen verarbeitet werden.
DATEV lokal oder über einen Dienstleister nutzen
Sie können DATEV unterschiedlich betreiben. Für die Swyx DATEV-Integration werden folgende Umgebungen berücksichtigt:
- lokal installierte
- DATEV-Umgebungen
- DATEV Partner ASP DATEVasp
Welche Komponenten Sie benötigen und wie die Verbindung umgesetzt wird, hängt von Ihrer konkreten DATEV-Umgebung ab.
Swyx erweitert Ihre DATEV-Telefonie
Ihre DATEV-Anbindung ist ein Teil Ihrer Swyx-Telefonie. Darüber hinaus stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Erreichbarkeit organisieren, mobile Arbeitsplätze einbinden, Standardanfragen automatisieren und Ihre Kommunikationsdaten auswerten.
Anrufe gezielt an die richtige Stelle leiten
Smart-Reachability (intelligente Erreichbarkeitssteuerung) hilft Ihnen dabei, Anrufe gezielt zu verteilen, wenn mehrere Mitarbeitende, Teams oder Standorte für eine Anfrage infrage kommen.
Die hinterlegten Zuständigkeiten und die aktuelle Erreichbarkeit bestimmen, an wen Swyx einen Anruf weiterleitet. Ist ein Ansprechpartner nicht verfügbar, kann der Anruf nach den festgelegten Regeln an die nächste passende Stelle gehen.
Unter Ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar bleiben
Mit FMC (Fixed Mobile Convergence, Verbindung von Festnetz- und Mobilfunkkommunikation) binden Sie Ihr Smartphone in Ihre Swyx-Telefonie ein.
Auch im Homeoffice und unterwegs bleibt Ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar. Ihre Mitarbeitenden telefonieren dabei über ihre Swyx-Telefonie und bleiben für Kunden und andere Ansprechpartner unter der gewohnten Nummer erreichbar.
Mehrere Standorte gemeinsam verbinden
Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, können Sie Ihre Telefonie über eine gemeinsame Kommunikationsplattform organisieren.
Die Mitarbeitenden an Ihren Standorten telefonieren über dieselbe Kommunikationsumgebung und können Gespräche direkt zwischen den Standorten vermitteln. Eine zentrale Telefonie erleichtert Ihnen außerdem die Verwaltung Ihrer Kommunikationsumgebung.
Standardanfragen automatisieren
Mit KI-Voicebots können Sie geeignete Standardanfragen automatisiert bearbeiten lassen. Die Voicebots erfassen Informationen und können Gespräche vorqualifizieren.
Wiederkehrende Anliegen lassen sich so bereits vor dem Gespräch mit einem Mitarbeitenden aufnehmen. Je nach Einsatz können Voicebots beispielsweise Terminwünsche entgegennehmen oder Informationen für die weitere Bearbeitung erfassen.
Ihre Telefoniedaten auswerten
Mit Call Data Analytics erhalten Sie einen Überblick über Ihr Anrufvolumen und Ihre Erreichbarkeit.
Die Auswertung zeigt Ihnen beispielsweise, wann besonders viele Anrufe eingehen oder an welchen Stellen Engpässe bei der Erreichbarkeit entstehen. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Personalplanung und Ihre Kommunikationsprozesse gezielter ausrichten.
CRM- und ERP-Systeme anbinden
Wenn Sie neben DATEV ein CRM-System (Customer Relationship Management, Verwaltung von Kundenbeziehungen) oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planning, Steuerung zentraler Geschäftsprozesse) einsetzen, können Sie auch diese Anwendungen mit Ihrer Swyx-Telefonie verbinden.
Ihre Telefonie lässt sich so näher mit den Geschäftsdaten und Prozessen verknüpfen, die Sie bereits in Ihren Anwendungen bearbeiten.
Microsoft Teams, 365 und Outlook verbinden
Wenn Sie bereits mit Microsoft Teams, Microsoft 365 oder Outlook arbeiten, können Sie auch diese Anwendungen mit Ihrer Swyx-Telefonie verbinden.
Ihre Telefonie wird so Teil der Kommunikations- und Arbeitsumgebung, die Sie bereits täglich nutzen.
Von der Analyse bis zur laufenden Betreuung
Mit uns Sicherheit und Datenschutz bei der Swyx DATEV-Integration
Sie müssen nicht selbst klären, welche DATEV-Komponenten, Schnittstellen und Swyx-Funktionen zu Ihrer Umgebung passen. Wir analysieren Ihre bestehende Umgebung, planen die passende Verbindung und setzen sie für Sie um.
Dabei betrachten wir auch Ihre Arbeitsabläufe: Wo verlieren Sie heute Zeit? Welche Informationen benötigen Sie während eines Telefonats? Und welche Schritte sollen anschließend in DATEV erfolgen?
- 01
Ihre Umgebung analysieren
Wir betrachten Ihre bestehende Swyx-Telefonie, Ihre DATEV-Umgebung und die relevanten Arbeitsabläufe.
Dabei identifizieren wir, welche Telefonieereignisse Sie mit DATEV verbinden und welche manuellen Schritte sich dadurch reduzieren lassen.
- 02
Die passende Anbindung planen
Wir legen die benötigten Komponenten und Schnittstellen fest und stimmen die technische Umsetzung auf Ihre DATEV-Betriebsform, Ihre bestehende Telefonie und Ihre gewünschten Funktionen ab.
- 03
Swyx und DATEV einrichten
Wir integrieren die erforderlichen Komponenten wie CTIConnector DATEV und MetaServices und konfigurieren die Verbindung passend zu Ihrer Umgebung.
Anschließend prüfen wir die vorgesehenen Telefonie- und DATEV-Prozesse.
- 04
Einführung begleiten
Wir testen die Funktionen mit Ihnen und begleiten den Übergang in den laufenden Betrieb.
Ihre Mitarbeitenden erhalten die Informationen, die sie für die Nutzung der neuen Telefoniefunktionen benötigen.
- 05
Auch nach dem Go-Live für Sie da
Auch nach der Einführung unterstützen wir Sie bei Betrieb, Monitoring, Support und der Weiterentwicklung Ihrer Swyx-Telefonie.
Swyx DATEV-Integration in der Praxis
Die Kanzlei Küpper & Kollegen wollte die Telefonie an den verschiedenen Standorten vereinheitlichen, neue Mitarbeitende einfacher einbinden und gleichzeitig die bestehende DATEVasp-Umgebung weiter nutzen. Gemeinsam haben wir dafür eine Lösung entwickelt, die die Swyx-Telefonie mit der vorhandenen DATEV-Infrastruktur verbindet und dabei die besonderen Anforderungen an die Sicherheit und die Sprachqualität berücksichtigt.
Wir haben eine zentrale Swyx-Umgebung für 160 Anwender an zehn Standorten sowie für mehrere Arbeitsplätze im Homeoffice umgesetzt. Dadurch kann Küpper & Kollegen Gespräche standortübergreifend vermitteln, die Mitarbeitenden flexibel in die Telefonie einbinden und weitere Standorte mit weniger administrativem Aufwand in die bestehende Kommunikationsstruktur aufnehmen.
Häufige Fragen zur Swyx DATEV-Integration
Sie möchten wissen, wie die Verbindung von Swyx und DATEV in Ihrer Arbeitsumgebung funktioniert? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten zu Funktionen, unterstützten DATEV-Umgebungen und der Nutzung Ihrer Telefonie mit DATEV.
Planen Sie jetzt Ihre DATEV-Integration
Sie möchten Kontakte schneller zuordnen, direkt aus DATEV telefonieren und Gesprächsinformationen ohne zusätzliche Arbeitsschritte weiterverarbeiten? Gemeinsam klären wir, wie sich Swyx in Ihre bestehende DATEV-Umgebung integrieren lässt und welche Funktionen zu Ihren Arbeitsabläufen passen.
Dabei betrachten wir Ihre DATEV-Umgebung, bestehende Telefonie und konkreten Anforderungen und zeigen Ihnen, wie eine passende Umsetzung aussehen kann.
